STARR-reflectie op leerdoel 4

Doel: Binnen 5 weken wil ik systematisch iedere telefonische lead opvolgen met een gerichte, klantgerichte e-mail, met als doel om betere klantinformatie te verzamelen, de relatie te versterken en het aantal reacties op mijn outreach te verhogen.
Thema: gestructureerd en klantgericht werken.

Situatie
In het begin van mijn stage merkte ik dat ik na een telefoongesprek soms het gevoel had dat er dingen waren blijven liggen. Denk aan klanten die niet alle informatie bij de hand hadden, een contactpersoon die later zou terugbellen, of situaties waarbij een gesprek vriendelijk verliep maar zonder concrete actie. Ik wilde voorkomen dat die gesprekken ‘verloren’ gingen en ben gaan zoeken naar een manier om beter op te volgen.

Taak
Mijn taak was om mijn telefonische acquisitie te versterken met gerichte en persoonlijke e-mails. Het doel was om na elk gesprek structuur aan te brengen in de opvolging, extra informatie te verzamelen, het contact warm te houden en te zorgen dat prospects zelf een moment konden kiezen om te reageren. E-mail moest geen los middel worden, maar een logisch onderdeel van mijn totale salesaanpak.

Actie
Ik heb een vaste werkwijze ontwikkeld: na ieder belmoment stuur ik een opvolgmail, afgestemd op de situatie.
Voorbeelden van hoe ik e-mail strategisch heb ingezet:

• Als iemand het druk had (zoals bij Quadient), stuurde ik opties of documenten na zodat de klant op een rustiger moment verder kon kijken.

• Bij CarpentierMooren gebruikte ik mail om via Jim de juiste beslisser te vinden.

• Bij prospects als Fusion Worldwide vroeg ik gericht naar gebruikersaantallen en eisen, zodat ik mijn voorstel beter kon afstemmen.

• Ook bij afwijzingen, zoals bij Sigma Zorg, legde ik netjes uit wanneer ik opnieuw mag bellen en legde ik dat vast in het CRM.

• Wanneer gesprekken niet tot een afspraak leidden, hield ik het contact warm met een vriendelijke follow-up, zoals bij Clarksons of Royal Lemkes.

Daarnaast zorgde ik dat ik elk mailcontact meteen vastlegde in het CRM, inclusief reacties, bijlagen, vervolgacties en contracteinddata. Zo bouwde ik aan een volledig en professioneel dossier per prospect.

Resultaat
Deze werkwijze leverde mij veel op:

1. Betere klantdata: ik beschik nu over harde gegevens zoals het aantal koffiedrinkers, contracteinddata en wensen qua functionaliteit.

2. Meer structuur in mijn opvolging: alles ligt vast in het CRM, met duidelijke tijdlijnen en vervolgstappen.

3. Meer reacties: ook drukbezette klanten reageren per mail, wat alsnog leidt tot afspraken of vervolgcontact.

Door deze aanpak kreeg ik zelfs positieve reacties van prospects, zoals de Brasserie Groep, die mijn manier van werken en de inhoud van mijn mail waardeerden – ook al was er op dat moment geen concrete kans.

Reflectie
Ik heb geleerd dat e-mail meer is dan een communicatiekanaal: het is een strategisch hulpmiddel waarmee je gesprekken kunt verdiepen, vertrouwen kunt opbouwen en grip krijgt op je salesproces. Door mijn aanpak te standaardiseren en te combineren met persoonlijke elementen, haal ik nu veel meer uit elk contactmoment.

Wat begon als ‘even iets nasturen’ is uitgegroeid tot een vaste routine die mijn effectiviteit in sales vergroot. Deze werkwijze past bij mijn leerstijl: gestructureerd werken met ruimte voor persoonlijke aandacht. Ik zie e-mail nu als een onmisbaar onderdeel van mijn gespreksstrategie, waarmee ik kansen creëer én relaties versterk – ook bij prospects die nog geen klant zijn.