Tijdens mijn stage heb ik diverse telefonische gesprekken verzameld als bewijsmateriaal. Om het overzichtelijk te maken heb ik ze onderverdeeld in drie categorieën:

1. Slechte gesprekken – voorbeelden waarin het contact vastliep of direct werd afgewezen.
2. Doorvraagmomenten – gesprekken waarin ik bewust dieper inging op behoeften en zo leerde wanneer een afspraak wel of niet zinvol is.
3. Goede gesprekken / afspraken – succesvolle calls die leidden tot een concrete afspraak op locatie.
In de volgende secties staat per categorie een samenvatting van de betreffende gesprekken, inclusief de bijbehorende audiolinks.

Slechte gesprekken: 

Samenvatting gesprek – Francisca
Ik belde met Francisca om te achterhalen wie binnen het bedrijf verantwoordelijk is voor de koffiezaken. Ze gaf aan dat er op dat moment niemand beschikbaar was en meldde meteen dat er geen interesse is in een ander koffievoorstel. Ze kon geen informatie geven over het soort machine of koffie die er gebruikt wordt, omdat ze vanuit huis werkte. Ook een terugbelverzoek werd afgewezen. Het gesprek werd netjes afgerond, maar leidde niet tot een afspraak of vervolg.

Samenvatting gesprek – N-Secure
Ik belde N-Secure om de verantwoordelijke voor koffie te spreken. Na doorverbinden kwam ik bij Linda terecht. Ze liet direct weten dat het bedrijf al meer dan 15 jaar tevreden is met leverancier Santas, eigen bonen en eigen automaten heeft die goed functioneren. Linda wilde geen verdere informatie delen en sloot het gesprek snel af. Er is geen interesse en er kwam geen vervolgafspraak uit.

Doorvragen:

Gesprek 1 – eerste telefoontje 
Ik belde Jeroen Snijders (directeur DNS Logistics) om een afspraak te maken over een nieuw koffiesysteem. Hij vertelde dat er één machine nog onder contract staat en dat hij onlangs een tweedehands apparaat heeft aangeschaft, maar hij stond open voor een beter voorstel. We planden een bezoek op 7 mei om 11:00 aan de Sheffieldstraat 7 en ik zou de uitnodiging mailen naar jeroen@dnslogistics.nl. Jeroen gaf aan dat collega’s verschillend denken over de sterkte van de koffie; melkvariaties zijn voor hen minder belangrijk.

Gesprek 2 – doorvraag-call (direct daarna)
Ik belde Jeroen meteen terug met gerichtere vragen:
• Reden overstap: zoekt hij vooral kosten¬besparing of betere kwaliteit? → Jeroen is bereid iets meer te betalen voor eerlijke, kwalitatieve koffie.
• Aantal gebruikers: slechts 4-5 kantoormedewerkers drinken uit de machine; chauffeurs gebruiken vriesdroogkoffie.
• Contract & verbruik: bij zo’n laag volume blijkt ons full-service pakket waarschijnlijk niet rendabel.
We besloten de afspraak voorlopig te pauzeren; Jeroen bespreekt intern of het later toch interessant wordt. Het gesprek eindigde in goede sfeer.

Reflectie op mijn leerpunt ‘beter doorvragen’
Door in het tweede gesprek meteen vervolg¬vragen te stellen, ontdekte ik dat het verbruik te laag is voor onze propositie. Daarmee voorkwam ik een zinloze afspraak en bespaarde tijd voor beide partijen. Dit laat zien dat ik actief werk aan mijn verbeterpunt: sneller de echte behoeften en haalbaarheid in kaart brengen door dieper door te vragen.

Goede gesprekken:

Samenvatting gesprek – Maas de Koning
Ik had een telefoongesprek met Gijs Eerland van Maas de Koning. Tijdens het gesprek bleek dat zij geen klant zijn bij Maas, maar koffie afnemen via Vox en Kaars Koffie. Gijs gaf aan dat de huidige contracten redelijk flexibel zijn en dat hij openstaat voor een oriënterend gesprek. We hebben een afspraak ingepland op 13 mei om 11:00 uur op de locatie in Krimpen aan den IJssel (Stormpolderdijk 38). Op dit moment heeft hij geen specifieke wensen, maar hij staat open om te kijken of we iets voor elkaar kunnen betekenen.

Samenvatting gesprek – De Enk Groen & Golf
Ik sprak telefonisch met Esther van Oijen van De Enk Groen & Golf over hun huidige koffieleverancier. Hun contract met Koffiefresh is onlangs met een jaar verlengd en loopt tot april 2026. Ondanks dat ze tevreden zijn, staat Esther open voor een vrijblijvend gesprek. We hebben een afspraak ingepland op 19 mei om 14:00 uur, op hun locatie aan de Bennekomseweg 128.
Tijdens het gesprek kwam naar voren dat ze momenteel 11 koffiemachines in gebruik hebben, verspreid over meerdere locaties in Nederland. Ongeveer 100 medewerkers maken gebruik van de koffie. Ze drinken momenteel verse bonenkoffie. Er zijn geen directe klachten of wensen, maar Esther wil graag kennismaken met ons aanbod. Ze is zelf niet de eindbeslisser, maar draagt voorstellen over aan de directie. Als het voorstel goed genoeg is, kan er eventueel een tweede gesprek volgen met een directielid. De afspraak wordt bevestigd via info@deenkgroenegolf.nl, ter attentie van Esther.

Samenvatting gesprek – Houthandel Houtex
Ik sprak telefonisch met Diana Verstraten van Houthandel Houtex over hun huidige koffiesituatie. Ze maken gebruik van vier koffiemachines van het merk Gio, verspreid over verschillende afdelingen. Ongeveer 30 medewerkers maken gebruik van deze machines. Eén apparaat is vorig jaar vervangen, de overige zijn naar verwachting van rond 2019.
Diana staat open voor een vrijblijvend gesprek om te kijken of er iets verbeterd kan worden. We hebben een afspraak ingepland op 20 maart om 13:00 uur op de locatie aan de Noordkade 42. Er zijn geen directe klachten of wensen, maar men is benieuwd naar ons voorstel. De afspraak wordt bevestigd via d.scheurwater@adhotex.nl.

Samenvatting gesprek – Franke Notaris
Ik sprak met Marnix van Franke Notaris over hun koffiesituatie. Ze hebben momenteel een koffiemachine van Douwe Egberts, maar werken niet met een leasecontract; de machine is ooit gekocht. Marnix gaf aan dat het apparaat nog goed werkt en recent onderhoud heeft gehad, maar stond open voor een vrijblijvend gesprek om te zien wat er eventueel beter kan.
We hebben een afspraak ingepland op 22 mei om 14:00 uur op hun locatie aan de Tiendweg 11. Er werken ongeveer 15 medewerkers, plus klanten die regelmatig koffie drinken. Marnix is degene die de beslissingen neemt over de koffie. Ze gebruiken nu bonenkoffie en er zijn op dit moment geen duidelijke klachten. Wel gaf hij aan dat een lekkere koffie het belangrijkst is. De afspraak wordt bevestigd via marnix@frankenotaris.nl.

Samenvatting gesprek – SDU Uitgevers
Ik belde Arnold Koistra opnieuw, hoewel we eigenlijk pas in de zomer zouden spreken omdat zijn Douwe Egberts-machines nog tot dan lopen. Ik legde uit dat we de resterende contractperiode kunnen afkopen en meteen kwalitatief betere bonenkoffie kunnen leveren. Dat overtuigde hem om nu al verder te praten. SDU gebruikt acht machines voor ± 280 medewerkers op de Maanweg 174. We planden een afspraak op 10 juni om 10:00 uur; bevestiging gaat naar a.koistra@sdu.nl, inclusief kenteken voor de parkeergarage. Arnold heeft verder geen specifieke klachten, maar staat open voor ons voorstel om sneller over te stappen op betere

Samenvatting gesprek – Linda van Eyck
Ik belde met Linda van Eyck. Hun team (±30 medewerkers) wil bij vergaderingen snel grote kannen zetten en heeft daarom besloten terug te gaan naar filterkoffie. Ze gebruiken nu ongeveer 6 pakken van 500 g per week (±3 kg). Ik stelde voor om te laten zien hoe moderne bonenmachines toch voldoende volume kunnen leveren. We planden een vrijblijvende afspraak op 19 maart om 11:00 uur op hun locatie Kranenburgweg 196; beslisser Rens Schulze sluit indien mogelijk aan. Bevestiging gaat naar l.v.eik@geurstheer-hulse.nl